事務局サポート

“じむさぽ”は、学会・大会・各種会議や、展示会・販促イベント・セミナー開催、キャンペーンやコンクール運営の事務局業務を代行・サポートするサービスです。
お客様のご要望に合わせてメニューを組み立て、コンベンションやイベント、キャンペーンを全面的にサポートします。

学会・会議運営、展示会・イベント運営、キャンペーン事務局運営は、案件によって対応の方法がさまざまに異なります。
千差万別の事務局業務の中で、必要な業務をカスタマイズしながらサポートいたします。

こちらもご覧ください
事業・キャンペーン事務局／事業設計～作業～情報発信まで一括対応！

進行フロー

【ケース】学会・大会・各種会議向けのサポート

大型コンベンション施設で開催される大規模なものから、小さな会議室で行われる小規模なものまで、各種サポートいたします。

事前準備

全体企画

企画内容検討
スケジュール管理
ウェブサイト立ち上げ
ウェブサイト制作・管理

制作・発送

広報・告知物の制作
当日使用する資料の制作・印刷
抄録集の印刷
参加証・ネームプレート作成・発送

システム整備

事前登録、参加者登録、宿泊管理等システム設計・運用
演題投稿受付システム設計・運用

会場施工

会場音響・設営企画～手配

当日運営

当日進行管理
会場受付
動画配信

終了後対応

お礼状制作・発送

まとめ・分析

集まったデータを収集・分析し、報告書としてまとめます。運営全体を通しての所感を、今後のためにまとめます。

参加者・来場者アンケート作成
名刺・アンケート入力
アンケート集計・分析
各種収集データまとめ
報告書作成
次回開催のための情報整理（PDCA管理）

【ケース】展示会・販促イベント・セミナー開催のサポート

BtoBやBtoCなど、さまざまなイベント・セミナーの運営をサポートします。御社でセミナーを行う際の運営バックアップもお任せください。

事前準備

全体企画

企画内容検討
スケジュール管理
集客プロモーション
販売促進サポート
ウェブサイト立ち上げ
ウェブサイト制作・管理
会場内アトラクション企画立案

制作・発送

広報・告知物の制作
当日使用する資料の制作・印刷
参加証・IDカード作成・発送
お礼状制作・発送

システム整備

顧客DB作成～招待者リスト作成
事前登録システム設計・運用

会場施工

会場音響・設営企画～手配

当日運営

当日進行管理
会場受付
動画配信

終了後対応

お礼状制作・発送

まとめ・分析

集まったデータを収集・分析し、報告書としてまとめます。運営全体を通しての所感を、今後のためにまとめます。

参加者・来場者アンケート作成
来場者名刺、アンケート入力
アンケート集計・分析
各種収集データまとめ
報告書作成
次回開催のための情報整理（PDCA管理）

【ケース】キャンペーン事務局・コンクール等運営サポート

オープンキャンペーンやクローズドキャンペーンなどのプレゼントキャンペーンや、キャンペーンイベント企画、コンクールの運営事務局も対応いたします。

事前準備

企画・制作

対応をスムーズに、効率的に行うために、必要な企画プロモーションやクロスメディア展開をご提案いたします。

プロモーション企画内容検討
スケジュール管理
ウェブサイト立ち上げ
ウェブサイト制作・管理
広報戦略企画
クロスメディア展開
広報・告知物の制作
販促資材、キャンペーン資材の制作

保管・抽選・発送

個人情報を含む応募ハガキや作品などの管理、またそれらを用いた発送、出力などに対応いたします。

キャンペーン

応募受付対応・管理・報告
抽選
個人情報の管理
当選賞品の一時保管
当選者への賞品発送

コンクール

応募作品の受付・保管
個人情報の管理
申査業務サポート
表彰状等の名入れ出力
賞品・記念品の一時保管
賞品・記念品の発送
応募作品の返却

企画・制作

集まったデータを収集・分析し、報告書としてまとめます。運営全体を通しての所感を、今後のためにまとめます。

応募者アンケート作成
アンケート入力
アンケート集計・分析
各種収集データまとめ
報告書作成
次回のための情報整理（PDCA管理）

【ケース】記念式典・祝賀会・お別れの会などセレモニー運営のサポート

大規模なものから、小規模なものまで、各種サポートいたします。

事前準備

全体企画

企画内容検討
スケジュール管理

制作・発送

挨拶状・広報・告知物の制作
当日使用する資料の制作・印刷
参加証・ネームプレート作成・発送

会場施工

会場音響・設営企画～手配

当日運営

当日進行管理
会場受付
動画配信

終了後対応

お礼状制作・発送

まとめ・報告

準備から当日の様子を報告書としてまとめます。
運営全体を通しての所感を、まとめます。

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